¿Libros contables digitales?

Todos los que pasamos por algún curso de contabilidad durante la etapa escolar y/o universitaria nos hemos enfrentado a las famosas hojas tabulares (papel factura).   Algunas son muy simples, sólo 2 columnas, una para el debe y otra el haber; otras son de 3 para agregar el saldo de las cuentas, 4 para balances de saldos y así sucesivamente.  Los que estudiamos contabilidad ya más formalmente incluso llegamos a pegar a lo largo y ancho varias hojas para tener suficientes filas y columnas donde trabajar.

Afortunadamente cuando uno pone en práctica esos conocimientos “en la vida real” (entrecomillo porque los estudios no son ciencia ficción), no tiene necesidad de hacer malabares con esas hojas sino que el mágico Excel o un sistema contable sofisticado cumple la función de mesa, hoja, lapicero azul, lapicero rojo, calculadora, etc.

Este cambio en la forma de trabajar, dio lugar a que desde hace algunos años, SAT da la opción de habilitar libros contables computarizados y no sólo manuales.  Sin embargo, hemos notado que muchos contribuyentes tienen una idea equivocada de lo que SAT autoriza y asume que son libros digitales.

La validez fiscal / legal de los libros contables en archivos digitales prácticamente es nula pues hay aspectos formales que estos deben cumplir:

  1. Deben estar habilitados por SAT y autorizados por el Registro Mercantil. En el caso de los libros de compras y libros de ventas sólo se habilitan en SAT pues no son libros contables sino auxiliares para el cálculo del IVA.
  2. Las hojas deben estar numeradas. Esto está muy relacionado con el punto anterior, la autorización de ambas instituciones es por una cantidad determinada de folios.  Si tenemos 100 habilitados, recibimos un requerimiento de información de SAT y resulta que utilizamos 101< la multa es de Q1,000 (confieso que hablo por experiencia propia reciente).
  3. Los estados financieros e inventarios deben estar firmados y sellados por el contador responsable.

Es importante tener esto claro pues hemos visto casos en los cuales los contadores les dicen que sólo entregarán los archivos digitales donde están los registros, o bien, que el mismo contribuyente pide que sólo eso se entregue.  Lo que SAT autoriza es llevar la contabilidad de manera computarizada pero no que la información quede en digital únicamente.

 

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